31. Mai 2017

Schalten Sie Ihre Konferenzteilnehmer manchmal auf „stumm"?

Schalten Sie Ihre Konferenzteilnehmer manchmal auf „stumm"?

Lesen Sie diesen Artikel, während Sie an einem Konferenzgespräch mit Kollegen aus aller Welt teilnehmen? Dabei sind Sie wahrscheinlich nicht der Einzige... 

Die Zahl der Menschen, die weltweit virtuell zusammenarbeiten, ist in den vergangenen Jahren exponentiell angestiegen. 

Daraus folgt natürlich auch, dass die Zahl virtueller Meetings in den Unternehmen erheblich zugenommen hat. Ein Beispiel unter vielen ist das weltweit operierende Möbelhaus IKEA, das angibt, innerhalb von fünf Jahren sei die Zahl virtueller Meetings von 14.000 auf 190.000 jährlich gestiegen.  

Skype, Smartphones und Sound-Stations sind im globalen Zeitalter wichtige Tools für virtuelle Teams. Für den Leiter der Besprechung kann es jedoch bei einem Skype-Meeting oder einer Telekonferenz schwierig werden, die ungeteilte Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu gewährleisten. Ganz zu schweigen von deren aktiver Teilnahme und Konzentration. 

Was wir wirklich während Konferenzgesprächen tun
InterCall, ein führender Anbieter von Konferenzlösungen, erhob 2014 unter 530 Personen eine Umfrage, die ergab, dass die meisten Menschen Konferenzgespräche als günstige Gelegenheit ansehen, um noch ein paar Aufgaben nebenher zu erledigen.  

Zwei Drittel der Befragten gaben an, dass sie während eines Gesprächs andere Arbeiten verrichten. Und vier von fünf versuchen, ihren Mangel an Aufmerksamkeit dadurch zu verbergen, dass sie das Telefon auf „stumm“ schalten.  

Die fünf Hauptgründe, aus denen die Befragten ihr Telefon auf „stumm“ schalten, sind: 

  1. Um Hintergrundgeräusche zu verringern (69 %)
  2. Um sich mit anderen zu unterhalten (65 %)
  3. Um zur Toilette zu gehen (50 %)
  4. Um zu essen oder zu kochen (35 %)
  5. Um ein anderes Gespräch entgegenzunehmen (18 %)

Quelle: InterCall.

Virtuelle Meetings fordern neue Rahmenbedingungen

Tatsächlich läuft es auf die Frage hinaus, ob der Konferenzleiter die richtigen Tools zur Leitung des virtuellen Meetings zur Hand hat. Ein virtuelles Meeting erfordert andere Bedingungen als persönliche Treffen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer aufmerksam und konzentriert bleiben – und nicht anfangen, sich zu langweilen und sich anderen Aktivitäten zuzuwenden.  

Die virtuelle Zusammenarbeit verlangt, dass jeder mental anwesend und engagiert ist. Eine wirksame Maßnahme zur Vorbereitung eines virtuellen Meetings ist, eine klare Tagesordnung festzulegen, Leute zu bitten, spezielle Beiträge zu liefern und die Teilnehmer regelmäßig zu ermutigen, während des Treffens ihre Gedanken auszutauschen und etwas beizutragen. Noch besser: Wechseln Sie von der Telefon- zur Videokonferenz. Allein dieser Schritt wird einen Großteil des Multitaskings, das „hinter den Kulissen abläuft“, ausschalten.  

Aktivieren Sie nicht die Stummschalttaste  

Um eine aktive Teilnahme, Beteiligung und Engagement während eines virtuellen Meetings zu gewährleisten – und somit die Effizienz dieses virtuellen Meetings zu steigern – gibt es einige Dinge, die Sie tun können.  

Wir haben einen aus fünf Schritten bestehenden Leitfaden zusammengestellt, der für ein effektives, aktives virtuelles Meeting mit hoher Beteiligung sorgt:  

1. Halten Sie das Meeting kurz:

Studien zeigen, dass unsere Aufmerksamkeit während virtueller Meetings nach zehn Minuten nachlässt. Sie sollten in Meetings Pausen einplanen, in denen die Teilnehmer ihre Konzentration wiederherstellen und sich anschließend wieder einbringen können.

Es ist generell eine gute Idee, das Meeting in kürzere Besprechungseinheiten zu unterteilen und die Teilnehmer auf kleinere Gruppen zu verteilen.  

2. Legen Sie eine Tagesordnung fest:

Legen Sie für das Meeting eine klare Tagesordnung fest, verschicken Sie Material, das vorher gelesen werden soll, und geben Sie jedem eine Aufgabe. Das kann eine kurze (!) Einleitung am runden Tisch sein, jemand kann die Zeit nehmen oder die Beiträge der Teilnehmer zu den Diskussionsthemen protokollieren.   

3. Nehmen Sie aktiv teil:

Außer in Fällen von starkem Hintergrundlärm sollten Sie die Stummschalttaste nicht aktivieren. Die aktive Teilnahme an einer Telekonferenz hängt davon ab, dass der Teilnehmer „mit dabei ist“. Das lässt Raum für spontane Reaktionen, auch für Gelächter, Fragen und Diskussionen. Die Betätigung der Stummschalttaste entspricht dem Aufsetzen von Kopfhörern bei einem physischen Meeting – Sie isolieren sich von den anderen Teilnehmern.   

4. Aktivieren Sie die Teilnehmer im Verlauf des Meetings:

Lernen Sie, digitale Funktionen wie Handheben, Chat und das Erteilen von Zustimmung zu benutzen. Je mehr Sie die Sinne des Teilnehmers ansprechen, desto stärker richten diese ihre Aufmerksamkeit auf das Meeting.

5. Kommunizieren Sie Face-to-Face:

Videokonferenzen sind wesentlich persönlicher und interaktiver als Telefonate oder E-Mails. Wichtig für eine gute Kommunikation ist der Augenkontakt. Die Effizienz eines virtuellen Meetings lässt sich am besten steigern, wenn man die Videofunktion mit hinzunimmt. So können die Teilnehmer einander sehen – und sie bekommen gleichzeitig die Möglichkeit, Mimik und Gestik der anderen Teilnehmer zu lesen

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